mindyOne — Упатство за корисници

За сопственици на мали бизниси

Содржина

1. Започнување
2. Поставување на вашата бизнис страница
3. Управување со резервации
4. Ажурирање на вашата База на знаење(Knowledge Base)
5. Читање на вашиот Dashboard
6. Добивање помош и поддршка

1. Започнување

1.1 Креирајте ја вашата сметка

1. Одете на веб-страницата на mindyOne и кликнете на Sign Up.
2. Внесете ја вашата адреса за е-пошта и изберете лозинка (најмалку 8 знаци), потоа кликнете на Create Account.
3. Може да се регистрирате и со вашата Google сметка со кликнување на Continue with Google.
4. Откако ќе се најавите, веднаш ќе бидете однесени до процесот на поставување.

Напомена: Оваа сметка е за вас како сопственик на бизнисот. Вашите клиенти не треба да креираат сметки — повеќе за тоа во Дел 3.

1.2 AI интервјуто за поставување (onboarding)

Кога ќе се најавите за првпат, AI ќе ве води низ поставувањето на вашата бизнис страница преку прашања — без формулари за пополнување.

1. AI ќе ве поздрави и ќе ве праша за името на вашиот бизнис.
2. Потоа ќе постави низа прашања, едно по едно, како на пример:
   • Каков тип на бизнис водите?
   • Каде се наоѓате?
   • Кои услуги ги нудите и колку чинат?
   • Кои се вашите работни часови?
   • Кои се најчестите прашања што ги поставуваат вашите клиенти? (FAQ)
3. Одговорете на секое прашање со едноставен, природен јазик. На пример: „Отворени сме од понеделник до петок, од 9 до 17 часот, со пауза за ручек од 12 до 13 часот.“ AI ќе го протолкува вашиот одговор правилно.
4. По околу 8–12 прашања, AI ќе ја генерира вашата целосна бизнис страница — вклучувајќи наслов, опис, картички за услуги и FAQ дел.

1.3 Преглед и објавување на вашата страница

1. Откако интервјуто ќе заврши, ќе видите преглед во живо на вашата генерирана страница.
2. Прегледајте ја содржината. Ако нешто треба да се измени, може да го уредите директно во прегледот.
3. Кога ќе бидете задоволни со изгледот, кликнете на Publish.
4. Вашата страница се објавува веднаш на веб-адреса како: https://app.mindyone.com/your-business-name
5. QR код се генерира автоматски во истиот момент. Може да го преземете од вашиот dashboard и да го испечатите — ставете го на вашиот шалтер, излог, визит-картички или каде било што вашите клиенти ќе го видат.

1.4 Што гледаат вашите клиенти

Кога клиентот ќе го скенира вашиот QR код или ќе ја посети вашата врска, се наоѓа на вашата бизнис страница. Ќе го видат следново:

• Името на вашиот бизнис, слоганот и описот
• Списокот на вашите услуги со цени
• Вашите работни часови
• Прозорец за разговор каде што може да разговараат со вашиот AI асистент

Клиентите не треба да преземаат ништо ниту да креираат сметка. Тие едноставно ја отвораат страницата и започнуваат разговор.

2. Поставување на вашата бизнис страница

Сите поставки се наоѓаат во вашиот dashboard под делот Settings. Поставките се организирани во шест јазичиња: General, Availability, Branding, Template, Notifications и Security.

2.1 General поставки

Тука се чуваат основните информации за вашиот бизнис.

1. Одете на Dashboard → Settings → General.
2. Пополнете ги или ажурирајте ги следниве полиња:
   • Business Name — името прикажано на врвот на вашата страница.
   • Tagline — краток слоган прикажан под вашето име (на пр. „Најдобрите фризури во градот“).
   • Description — неколку реченици за вашиот бизнис.
   • Phone и Email — вашите контакт детали, прикажани на клиентите и користени за известувања за резервации.
   • Address и City — вашата физичка локација.
   • AI Assistant Name — името со кое вашиот AI ќе се претстави (на пр. „Maya“, „Alex“). Изберете го она што најмногу одговара на вашиот бренд.
   • Default Language — јазикот што AI го користи пред да открие на кој јазик зборува клиентот.
   • Business Timezone — вашата локална временска зона. Ова контролира кога се генерираат вашите термини за достапност, па затоа мора да одговара на вашата вистинска локација.
3. Кликнете на Save Changes.

2.2 Availability (работни часови)

Ова му кажува на AI кога сте отворени за резервации.

1. Одете на Dashboard → Settings → Availability.
2. Ќе видите список на денови од недела до сабота.
3. Означете го полето за избор до секој ден кога сте отворени. Отстранете ја ознаката за деновите кога сте затворени.
4. За секој отворен ден, поставете го времето на отворање и времето на затворање користејќи ги избирачите на време.
5. За да додадете пауза (на пример, пауза за ручек):
   • Кликнете на + Add break под соодветниот ден.
   • Поставете го почетното и крајното време на паузата.
   • Клиентите нема да можат да резервираат термини што се поклопуваат со времето на паузата.
   • Може да отстраните пауза со кликнување на ✕ до неа.
6. Кликнете на Save Availability кога ќе завршите.

Празници и датуми на затворање:

Ако треба да блокирате одредени датуми — празник, одмор, ден за обука — може да ги додадете под неделниот распоред.

1. Под поставките за достапност, движете се надолу до Closures & Holidays.
2. Поставете Start Date и End Date за затворањето. За еден ден, поставете ги двете на истиот датум.
3. По избор додадете опис (на пр. „Божиќ“, „Летен одмор“).
4. Кликнете на Add Closure.
5. Клиентите нема да можат да резервираат термини што спаѓаат во тие датуми.
6. За да отстраните затворање, кликнете на иконата delete до него во списокот.

2.3 Services

Вашите услуги се управуваат од посебна страница, а не во рамките на Settings.

1. Одете на Dashboard → Services.
2. Кликнете на Add Service за да креирате нова услуга.
3. Пополнете:
   • Service name Име на услугата која сакате да ја додадете(на пр. „Машко шишање“)
   • Duration Траење на услугата во минути
   • Price Цена на услугата
   • Опционално може да додадете опис во description
4. Кликнете на Save.
5. За да уредите постоечка услуга, кликнете на иконата Edit (молив) до неа.
6. За да избришете услуга, кликнете на иконата Delete (корпа). Имајте предвид дека бришењето на услуга не ги откажува постоечките резервации за таа услуга.

Вашите услуги автоматски ќе се појават на вашата страница насочена кон клиентите, а AI ќе може да наведува цени и времетраења кога клиентите ќе прашаат.

2.4 Branding

Прилагодете го визуелниот изглед на вашата страница.

1. Одете на Dashboard → Settings → Branding.
2. Logo: Кликнете на областа за прикачување на логото, изберете слика од вашиот компјутер, и таа ќе биде прикачена и прикажана на вашата страница.
3. Primary Colour и Accent / Chat Colour: Кликнете на избирачите на бои за да ги изберете боите на вашиот бренд. Може и директно да внесете hex код (на пр. #4F46E5).
4. Кликнете на Save Colors.

2.5 Page Template

Изберете го стилот на визуелниот дизајн на вашата страница насочена кон клиентите.

1. Одете на Dashboard → Settings → Template.
2. Ќе видите седум опции за дизајн за избор:
   • Studio — чист, модерен и професионален. Префинетиот стандард што одговара на секој бизнис.
   • Horizon — топол, пријателски и доверлив. Гостопримлив поделен распоред за локални услуги, занаети, клиники и тутори.
   • Aurora — премиум темно стакло со жив градиент. Одличен за премиум салони, бутик студија и ексклузивен фитнес.
   • Lumen — уреднички луксуз со серифна типографија и тенки линии. Идеален за бутик салони, спа центри, ателјеа и врвни ресторани.
   • Atlas — мирна, премиум bento табла од модуларни плочки. Погоден за креативни студија, модерни услуги и технолошки напредни продавници.
   • Pulse — енергичен и динамичен со впечатливи блокови. Создаден за теретани, тренери, спорт, танц, ноќен живот и настани.
   • Luxe — елеганција во крем и злато со префинета серифна типографија, создаден за премиум брендови како спа центри, луксузни салони, врвни ресторани и висококвалитетна нега на убавина.
3. Кликнете на кој било шаблон за да видите мини-преглед.
4. Кликнете на Apply Template за да го зачувате вашиот избор. Промените стапуваат на сила веднаш на вашата активна страница.
5. Кликнете на Preview live page ↗ за да ја отворите вашата страница за клиенти во ново јазиче и да го видите целосниот резултат.

2.6 Notifications

1. Одете на Dashboard → Settings → Notifications.
2. Ќе го видите Morning Briefing Email — дневна е-пошта што се испраќа автоматски на адресата за е-пошта на вашиот бизнис секое утро во 7:00 часот UTC (приближно 8–9 часот за повеќето европски временски зони).
3. Извештајот вклучува:
   • Денешните термини и очекуваниот приход
   • Истакнување на клиенти кои доаѓаат за првпат
   • Споредба на перформансите од недела во недела
4. За да го тестирате, кликнете на Send test briefing. Примерок од е-пошта ќе биде испратен на адресата за е-пошта на вашиот бизнис веднаш.

Погрижете се адресата за е-пошта на вашиот бизнис да биде пополнета под Settings → General, инаку извештаите не може да се испорачаат.

2.7 Security

1. Одете на Dashboard → Settings → Security.
2. За да ја смените вашата лозинка, внесете ја вашата нова лозинка двапати и кликнете на Update Password.
3. Лозинките мора да бидат долги најмалку 8 знаци.

3. Управување со резервации

3.1 Како пристигнуваат резервациите

Резервациите пристигнуваат преку AI разговорот на вашата страница насочена кон клиентите. Еве како изгледа процесот од страна на клиентот:

1. Клиентот ја отвора вашата страница (преку QR код или врска) и започнува разговор со вашиот AI асистент.
2. Прашуваат за некоја услуга или изразуваат дека сакаат да резервираат.
3. AI ја проверува вашата достапност во живо и нуди достапни термини блиску до нивниот посакуван датум.
4. Клиентот избира термин.
5. AI прашува за нивното име и адреса за е-пошта.
6. Клиентот добива 6-цифрен код за верификација преку е-пошта за да го потврди својот идентитет. Го внесува кодот во разговорот.
7. AI ги потврдува деталите за резервацијата (услуга, датум, време, цена), а клиентот потврдува.
8. Резервацијата е веднаш потврдена.
9. Клиентот добива е-пошта за потврда со деталите за резервацијата.
10. Вие добивате е-пошта за известување во истиот момент.

3.2 За записите за клиенти

Клиентите не се регистрираат изречно ниту креираат сметка заштитена со лозинка. Сепак, кога клиентот ќе заврши резервација, неговото име, адреса за е-пошта и телефонски број автоматски се зачувуваат во вашиот список на клиенти. 6-цифрениот код за верификација преку е-пошта (OTP) што го добиваат при резервацијата е начинот на кој се потврдува нивниот идентитет — тоа докажува дека тие ја поседуваат адресата за е-пошта што ја навеле.

Може да ги видите сите ваши клиенти во Dashboard → Customers (видете Дел 5.4).

3.3 Преглед на вашиот календар со резервации

1. Одете на Dashboard → Calendar.
2. Ќе видите неделен преглед што ги прикажува сите потврдени резервации како блокови на временска оска.
3. Користете ги левата и десната стрелка за да се движите меѓу неделите.
4. Секој блок на резервација го прикажува името на клиентот, услугата и времето.
5. Кликнете на блок на резервација за да ги видите целосните детали за резервацијата.

3.4 Рачно додавање на резервација

Ако клиентот резервира преку телефон или лично, може да ја додадете резервацијата директно од календарот.

1. Одете на Dashboard → Calendar.
2. Кликнете на копчето New Appointment.
3. Пополнете го името на клиентот, е-поштата, телефонот (по избор), услугата и датумот и времето.
4. Кликнете на Save.

3.5 Откажување на резервација

Како сопственик:

1. Одете на Dashboard → Calendar или прегледот на главниот dashboard.
2. Најдете ја резервацијата што сакате да ја откажете.
3. Кликнете на резервацијата и изберете Cancel.
4. Е-пошта за откажување автоматски ќе биде испратена до клиентот.

Клиентот сам ја откажува резервацијата:

Е-поштата за потврда испратена до клиентите вклучува две врски на дното: Cancel и Reschedule. Клиентите може да кликнат на која било од врските за сами да управуваат со својата резервација без да ве повикуваат.

• Врската за откажување отвора безбедна страница каде што клиентот потврдува дека сака да откаже.
• Врската за презакажување отвора страница каде што може да изберат нов достапен термин.
• Овие врски се важечки 72 часа од моментот кога е испратена е-поштата за потврда. По тоа, клиентот ќе треба да ве контактира директно.
• Кога клиентот ќе откаже или презакаже, вие автоматски добивате известување преку е-пошта.

3.6 Статуси на резервации

Резервациите може да ги имаат следниве статуси, кои ќе ги видите во вашиот dashboard:

4. Ажурирање на вашата База на знаење (Knowledge Base)

Knowledge Base е местото каде што ги чувате сите информации за вашиот бизнис што AI ги користи за да одговара на прашањата на клиентите. Колку е подетална и попрецизна, толку подобро ќе работи вашиот AI.

4.1 Што да прикачите

Добри работи за додавање во вашата Knowledge Base се:

• Ценовници и менија на услуги
• Детални описи на тоа што вклучува секоја услуга
• FAQ (прашања што клиентите често ги поставуваат)
• Политики (политика за откажување, паркинг, што да понесат, итн.)
• Биографии на персоналот или специјалистичка експертиза
• Сите специфични информации што се единствени за вашиот бизнис

4.2 Прикачување на документ

1. Одете на Dashboard → Knowledge Base.
2. Кликнете на Upload PDF (или повлечете и пуштете датотека).
3. Прифатени типови на датотеки: PDF, TXT и MD датотеки. Максимална големина на датотека: 10MB.
4. Документот ќе помине низ следниве фази, прикажани во беџ за статус до датотеката:
   • Pending — датотеката е примена и е во редицата.
   • Processing — AI ја чита и индексира содржината.
   • Ready — AI сега може да го користи овој документ за да одговара на прашањата на клиентите.
   • Error — нешто тргна наопаку. Обидете се повторно да ја прикачите датотеката.
5. Откако документот ќе биде Ready, AI веднаш започнува да го користи за сите нови разговори.

4.3 Директно додавање текст

Ако сакате да додадете информации без да прикачите датотека:

1. Одете на Dashboard → Knowledge Base.
2. Кликнете на Add text manually (или соодветното копче).
3. Внесете или залепете ја вашата содржина во уредувачот.
4. Дајте му наслов за да може да го препознаете подоцна.
5. Кликнете на Save. Ќе биде обработена на ист начин како прикачена датотека.

4.4 Преглед на тоа како AI го прочитал вашиот документ

За кој било документ со статус Ready, може точно да видите како AI го разложил:

1. Кликнете на иконата со око до името на документот.
2. Се отвора панел што го прикажува секој дел (наречен „chunk“) што AI го индексирал, заедно со неговата содржина и приближен број на токени.
3. Ова е корисно за да проверите дали важните информации се точно зафатени.

4.5 Бришење на документ

1. Кликнете на иконата delete (корпа) до документот.
2. Потврдете го бришењето.
3. Документот и сета негова индексирана содржина се отстрануваат. AI повеќе нема да ги користи овие информации.

4.6 Business Brain — AI анализа на вашата Knowledge Base

Функцијата Business Brain анализира сè во вашата Knowledge Base и ви дава резиме на едноставен јазик.

1. Одете на Dashboard → Knowledge Base.
2. Движете се надолу до панелот Business Brain.
3. Кликнете на Analyse (или Refresh ако веќе сте го извршиле претходно).
4. По неколку секунди, ќе видите три дела:
   • Coverage — за кои теми вашиот AI моментално знае добро.
   • Observations — работи што AI ги забележал дека изгледаат недоследни, нецелосни или вредни за повторно разгледување.
   • Suggestions — конкретни работи што може да ги додадете за да ги подобрите одговорите на AI.
5. Користете ги овие предлози како список за проверка за да ја подобрувате вашата Knowledge Base со текот на времето.

4.7 Совети за подобра Knowledge Base

• Пишувајте со целосни реченици, а не со фрагменти во точки. AI разбира цели параграфи отколку листи со посебни точки.
• Бидете конкретни за цените. Наместо „цените варираат“, напишете „60-минутна масажа чини £65, 90-минутна масажа чини £90“.
• Изречно вклучете ја вашата политика за откажување и за непојавување за да може AI да ги информира клиентите.
• Ако клиентите често го поставуваат истото прашање, а AI одговара погрешно, проверете дали одговорот е јасно наведен во вашата Knowledge Base. Ако не е, додадете го.
• Откако ќе додадете нови документи, повторно извршете Business Brain за да видите дали предлозите се менуваат.

5. Читање на вашиот Dashboard

5.1 Overview (почетен екран)

Кога ќе се најавите, првиот екран што го гледате е Overview. Прикажува четири збирни броеви на врвот:

Под збирните картички, ќе видите список на денешните резервации со името на клиентот, услугата, времето и статусот.

На оваа страница ќе го најдете и вашиот QR код — кликнете на копчето за преземање за да го зачувате.

5.2 Calendar

Одете на Dashboard → Calendar за целосен преглед недела по недела на сите ваши резервации.

• Користете ги копчињата со стрелки за да се движите меѓу неделите.
• Секоја резервација се појавува како обоен блок во соодветниот термин.
• Кликнете на кој било блок за да ги видите целосните детали за резервацијата.
• Користете го копчето New Appointment за да додадете рачна резервација.

5.3 Conversations

Одете на Dashboard → Conversations за да ја видите секоја сесија на разговор што клиентот ја имал на вашата страница.

1. Списокот го прикажува секој разговор со откриениот јазик на клиентот, неговата намера (на пр. прашање, резервација, поплака) и преглед на последната порака.
2. Кликнете на кој било ред за да го отворите целосниот препис на разговорот.
3. Внатре во разговорот, може да видите:
   • Секоја порака разменета меѓу клиентот и AI
   • Јазикот што AI го открил
   • Намерата во која AI го класифицирал разговорот
   • Дали е направена резервација и нејзиниот тековен статус
4. Користете го копчето Load more на дното за да видите постари разговори.

Совет: Прегледувајте ги разговорите редовно. Ако клиентите постојано го поставуваат истото прашање, а AI не одговара добро на него, тоа е знак дека треба да додадете повеќе детали во вашата Knowledge Base.

5.4 Customers

Одете на Dashboard → Customers за да видите список на сите што некогаш резервирале кај вас.

Секој ред прикажува:

• Име и е-пошта на клиентот
• Телефонски број (ако е наведен)
• Како ве пронашле (преку разговор или додадени рачно)
• Вкупен број на резервации
• Датум на нивната последна резервација

Може да пребарувате по име, е-пошта или телефонски број користејќи ја лентата за пребарување. Може и да го подредите списокот по најнови, најстари или по име.

Кликнете на кој било ред со клиент за да ја видите неговата целосна историја на резервации кај вас.

5.5 Insights

Одете на Dashboard → Insights за да разберете како клиентите комуницираат со вашата страница.

Панелот Insights прикажува:

• Top questions this week — најчестите работи што клиентите ги прашувале AI.
• Unanswered questions — прашања на кои AI тешко одговарал (бидејќи информацијата не била во Knowledge Base). Ова се директни предлози за тоа што да додадете следно.
• Conversation drop-off rate — колку разговори завршиле пред да биде направена резервација.

Користете ја страницата Insights како редовна алатка за проверка. Списокот на прашања без одговор особено е еден од најпрактичните начини за да го подобрувате вашиот AI со текот на времето.

5.6 Morning Briefing Email

Секое утро ќе добивате збирна е-пошта (под претпоставка дека е-поштата на вашиот бизнис е поставена во Settings → General). Вклучува:

• Today's schedule — секој термин резервиран за денот, со времиња и имиња на клиенти.
• Expected revenue — вкупната вредност на денешните потврдени резервации.
• First-time customers — сите денешни клиенти што никогаш порано не резервирале кај вас, истакнати за да може да им оставите одличен прв впечаток.
• Week-over-week — брза споредба со истиот ден минатата недела, за да може да видите дали работите се движат нагоре или надолу.

За да си испратите тест извештај во кое било време, одете на Dashboard → Settings → Notifications → Send test briefing.

6. Добивање помош и поддршка

Ви треба помош или забележавте дека нешто не работи? Може да стапите во контакт со тимот на mindyOne од каде било во вашиот dashboard.

1. Кликнете на лебдечкото копче Help во долниот лев агол на која било страница од dashboard, или отворете Help & Support на дното од страничното мени.
2. Изберете категорија — Problem (нешто не работи), Request (функција што сакате да ја видите) или Feedback (општи мислења или предлози) — и опишете што се случува.
3. Кликнете на Send message. Веднаш ќе добиете е-пошта за потврда, а тимот ќе ви одговори во рок од 1 работен ден.

Напомена: И вашите клиенти може да стапат во контакт со нас — постои врска „Report a problem or leave feedback“ на дното од вашата јавна бизнис страница.

Брз преглед